|
Документооборот — это движение документов с момента их получения
или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи
в дело. Различают три основных потока документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в организации и используемые работниками
организации в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие в организацию, проходят:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение;
- регистрацию;
- рассмотрение руководством;
- передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая
может быть представлена в организации как самостоятельным
структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат),
так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать
к обработке только правильно оформленные документы, имеющие
юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии
приложений). В противном случае присланные документы возвращаются
автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются
причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях,
когда только по конверту можно определить адрес отправителя,
время отправки и дату получения документов. Не вскрываются
и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и
в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником
службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
направляемые на рассмотрение руководителю организации, направляемые
непосредственно в структурные подразделения или конкретным
исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению
документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные
в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя
организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения
по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные
руководителю организации, и документы, содержащие информацию
по наиболее важным вопросам деятельности организации.
Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем
передаются в соответствии с предварительным распределением
либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным
исполнителям).
Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу
ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя,
выражающая принятое руководителем управленческое решение по
данному документу. После заполнения регистрационной формы
эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения
(ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется
службой ДОУ.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются
в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться
несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают
в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями
ответов.
Работа с исходящими документами начинается с подготовки
ответственным исполнителем проекта текста документа, который
затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами
и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа
после распечатки подписывается руководителем, регистрируется
и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа
подшивается в дело.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют,
упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в
отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана
проверить правильность оформления документов, наличие всех
приложений, соответствие количества экземпляров количеству
адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат
возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию
составляется опись рассылки, которая подписывается работником
службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться
в день регистрации.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме,
что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится
его согласование с заинтересованными должностными лицами и
доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант
документа и подписывается руководителем. После регистрации
документ размножается в нужном количестве экземпляров (по
числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются
на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
Оригинал документа подшивается в дело.
Документы внутри организации должны передаваться исполнителям
под расписку.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых
документов, включая все их виды и размноженные экземпляры,
т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве
документов удобно вносить в соответствующую учетную форму,
разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно,
ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях
и службах ДОУ.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся
до сведения руководителя организации для выработки мер по
совершенствованию работы с документами и определения штатной
численности службы ДОУ.
|
