Документооборот

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование.
   1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
   2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
   3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.
   4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).
   5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.
   6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
2. Организация работы с документами
   1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
   2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.
   3. Составление номенклатуры дел.
   4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
   5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.
   6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.
   7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
   8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
   9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
   10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

• знать основные направления работы руководителя и фирмы;
• знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
• предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
• выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.